社内マニュアル動画の作り方|動画にする業務の選び方と、手順が変わったときの直し方

社内の動画は、年に何回教えている業務から作る

結論から書きます。社内向けの動画は、1本の完成度よりも「年に何回教えているか」で選んでください。繰り返し回数の多い業務から順に動画にする。この順番が一番外れません。

「研修を動画にしたい」というご相談を受けます。そこで最初に聞くのは、どの研修かではありません。去年、その説明を何回したかです。

私たちは広島で動画制作会社をやっています。2022年の設立以来、累計300本以上を制作してきました。全国石油商業組合連合会様では、IT活用の研修用プレゼン動画を担当しました。経営層が見る前提だったので、緩やかな動きと大きな文字で視聴しやすさを優先した設計にしています。

この記事では、動画にする業務の選び方、手順が変わったときの直し方、内製と外注の分け方を書きます。

動画にする業務は、繰り返し回数と「見せないと伝わらない度合い」で決める

2つの軸で並べてください。年間で何回教えているか。そして、言葉だけで伝わるかどうかです。

優先度が高いのは、回数が多くて、しかも見せないと伝わらない業務です。手の角度、力の入れ方、音。この3つが絡む作業は、文書に書くほど長くなって伝わりません。

逆に、文書で足りるものを動画にしないでください。就業規則を読み上げる動画は、翌年には使えなくなります。規則が変わるからです。

社内システムの操作も、わざわざカメラを向ける必要はありません。画面録画のソフトで撮れます。外注するのは、カメラを向けないと撮れないものだけで足ります。

手順が変わる前提で作ると、撮り直す範囲が狭くなる

社内向けの動画がもったいない形で死ぬのは、手順が変わったときです。機械を入れ替えた。レイアウトを変えた。チェック項目が1つ増えた。それだけで、10分の動画がまるごと使えなくなります。

これを避けるために、私たちは3つの分け方をしています。

1本に複数の工程を詰めない

1本=1工程にします。開店準備なら、レジの立ち上げ、商品の出し方、清掃を別のファイルに分ける。

長い1本にまとめたほうが、作るときは楽です。ただ、あとが重くなります。レジの機種が変わっただけで、全部撮り直しになるからです。

分けておけば、変わった1本だけを差し替えられます。見る側も楽です。「レジだけもう一度見たい」が数秒で済みます。

変わりそうな数字は、ナレーションに入れない

温度、時間、個数、金額。変わる可能性のある数字は、ナレーションで言わずに字幕で出します。

ナレーションを録り直すには、話した人をもう一度呼ぶ必要があります。別の人が読むと、繋ぎ目で声の違いが分かります。字幕なら、編集データが残っていれば差し替えで終わります。

その編集データを納品時に受け取れるかどうかも、ここで効いてきます。発注の段階で確認してください。

顔を出す人は、長く残る動画ほど慎重に選ぶ

出演した社員が退職すると、その動画は使いにくくなります。新人が「この人は誰ですか」と聞く状態は、できれば避けたいところです。

手元と作業だけを撮る構成なら、この問題は起きません。顔を出すのは、社長のメッセージや理念を伝える動画に絞るのが現実的です。

ベテランの手元は、その人がいる間しか撮れない

これは急いだほうがいい話です。

退職や異動が決まってから「あの人の作業を残しておきたい」と動く会社があります。残り2週間、現場も本人も忙しい。そういう相談を受けたことがあります。

撮れるものは撮れます。ただ、本人に段取りを説明してもらう余裕はありません。黙々と作業する手元だけが残り、「なぜそうするのか」が抜け落ちます。

後から新人が見ると、動きは真似できても判断の理由が分かりません。結局、隣で誰かが補足することになります。それでは動画の意味が半分になります。

ですから、ベテランの作業は順番を前に持ってきてください。年間の繰り返し回数が少なくても、撮れる期間に限りがあるものは優先です。

撮るときは、作業しながら理由を話してもらいます。「ここは季節で変える」「この音がしたら止める」。この一言が入るだけで、動画の寿命が何年も伸びます。話し慣れていない方が多いので、私たちが横で質問しながら進めます。

内製と外注は、本数ではなく工程で分ける

全部を外注する必要はありません。社内向けの動画は、工程で分けたほうが費用が合います。

スマホで撮れる場面はあります。明るい場所で、手元が見えて、周りが静かなら十分です。そこに外注費をかける理由はありません。

外注したほうがいいのは3つです。工場や厨房のように暗くて音がうるさい現場。作業の音そのものを聞かせたい動画。そして、目に見えないもの(機械の内部、薬品の反応、データの流れ)を図解する動画です。

費用の目安を書きます。私たちの実写動画はスタータープラン50,000円(税別)からで、簡易打ち合わせ・一人体制の撮影・編集・修正2回が含まれます。手元の作業を1工程撮るだけなら、この範囲で収まる場合があります。

図解やアニメーションが必要なら、アニメーション動画のスタータープラン50,000円(税別)からです。手元にある手順書やチラシのデータを使って動画にする形になります。

修正は2回までが料金に含まれ、3回目以降は別途ご相談です。社内向けの動画では、この2回の使い方を先に決めてください。現場の責任者に1回目で見てもらって手順の間違いを直し、文言の修正を2回目にあてる。この順番が一番無駄がありません。全部できてから部門長に初めて見せると、構成から直すことになります。

作ったあとの置き場所を決めないと、見られない

ここで止まる会社が多いです。動画はできた。でも誰も見ていない。

社内向けの動画は、作る前に3つ決めてください。

• どこに置くか(社内の共有フォルダ、限定公開のYouTube、グループウェア)
• 誰が新人に「見ておいて」と言うか
• 手順が変わったとき、誰が気づいて誰に連絡するか

3つ目が抜けている会社がほとんどです。更新の担当を決めていないと、1年で中身が現場と合わなくなります。合わなくなった動画は、誰も信用しません。一度そうなると、見る習慣も戻りません。

置き場所の選び方は、一つだけ基準があります。現場の人がスマホで見られるかどうかです。工場や店舗では、PCの前に座る時間がありません。作業の直前に、手元のスマホで30秒だけ見られる形が一番使われます。

限定公開のYouTubeを使う会社もあります。社内に動画を置くサーバーがなくても始められるのが利点です。ただし、社外に出せない情報が映っている動画は、URLを知る人が増えたあとで止められません。扱う情報の中身で選んでください。

相談する

どの業務を動画にするかを決める段階から、お手伝いします。

初回のご相談では、去年その説明を何回したか、そして手順が変わる予定があるかを伺います。この2つで、作る順番はおおよそ決まります。いまは作らないほうがいい、という判断になることもあります。

社内で撮れるものと、外注したほうがいいものを分けるところまで一緒に整理します。全部を頼む必要はありません。

打ち合わせはオンラインで行います。広島市内なら訪問も承ります。全国対応していますので、県外からでもご相談ください。ご相談は無料です。