動画制作の社内稟議の通し方|差し戻される3つの理由と、効果を約束せずに書く方法

稟議で止まるのは金額ではない。「これで何が終わるのか」が書いていないから

「社内に出す資料を、一緒に作ってもらえませんか」。見積もりをお渡ししたあとで、こう相談されることが増えました。

金額に納得していただけても、そこから数週間動かない案件があります。担当者の方に聞くと、決裁者から返ってきた言葉はだいたい同じです。「これ、作ってどうするの」。

設立から300本以上を納品してきて、この一言で戻された稟議を何度も見てきました。共通点は1つです。資料に動画の説明しか書いていない。尺、構成、金額、納期。全部そろっているのに、決裁者は判断できません。

決裁者が知りたいのは動画の中身ではありません。この支出で、社内のどの困りごとが終わるのか。そこが1行で書いてあれば、金額の話はその後に回ります。

稟議書は、動画の企画書とは別物です。企画書を縮めても稟議書にはなりません。

差し戻される3つの理由

私たちが見てきた範囲では、戻り方は3つに分かれます。

効果を数字で書いてしまった

「問い合わせが月10件増える見込み」。善意で書いたこの一文が、いちばん危ない。

根拠を聞かれて答えられなければ、そこで止まります。運よく通っても、半年後に届いていなければ、次の稟議が重くなります。

動画の効果は、置く場所と使われ方で変わります。私たちも数字の約束はしません。代わりに何を書くかは、後ろで触れます。

比べる相手が資料にいない

50,000円が高いか安いか。単体では誰にも判断できません。

決裁者は必ず何かと比べています。社内で作った場合の工数、同じ目的にこれまで払っていた費用、動画以外の手段。その比較対象が資料にないと、判断は先送りになります。

比較は、厳密な試算でなくてかまいません。「社員2人が撮影と編集に合わせて40時間使う」と書くだけで、読む側は自社の人件費に置き換えて考えます。展示会で毎年パネルを刷り直していたなら、その費用を並べる。金額の妥当性は、こうして横に並んだときに初めて見えます。

誰の仕事が増えるのかが書いていない

動画は、発注すれば勝手に届くものではありません。出演者の調整、素材の提供、初稿の確認。発注側に必ず作業が残ります。

ここを書かずに出すと、決裁の場で上長が気づきます。「これ、誰がやるの」。担当者が兼務で、現場の負担が読めないとき、この一言で差し戻されます。

稟議に添える1枚に書くこと

私たちが打ち合わせで一緒に埋めているのは、次の8項目です。見積書とは別に、A4を1枚だけ添えます。

8行で収まります。埋まらない行があれば、そこがまだ決まっていない部分です。決裁者は、その埋まっていない行を正確に突いてきます。

とくに「社内で発生する作業」は、少なめに見積もらないでください。撮影当日に社長の予定が急に変わり、立ち会う人がいなくなる。現場ではよくある話です。誰が何時間、いつ動くかを先に書いておくと、当日に慌てずに済みます。稟議を通すための記述ではなく、通ったあとに効いてくる記述です。

効果は約束せず、「どこで確かめるか」を書く

数字を約束しない代わりに、確かめ方を書きます。書くのは3つだけ。いつ、どの数字を、誰が見るか。

営業で使う動画なら、こう書きます。「公開から3か月後に、初回訪問の所要時間と、提案まで進んだ件数を営業部で確認する」。採用動画なら、次の説明会の応募者に「見たかどうか」を1問だけ聞く、でも十分です。

肝心なのは、目標値を置かないことです。置くのは測り方だけ。この形にすると、決裁者は「効果が出なかったとき」の話を想像せずに済みます。半年後に報告するものが決まっている、という事実のほうが安心材料になります。

株式会社カーネット様のサービス説明動画は、営業ツールとして使われ、年間100契約の獲得を後押ししました。ただ、これも数字を約束して始めた案件ではありません。商談のどの場面で流すかを先に決めたことが効いています。

決裁の金額に収まらないときは、作るものを刻む

決裁の区分で承認者が変わる会社は多い。担当部長までで決まる額と、役員会に上がる額。ここをまたぐと、1か月単位で時間がかかります。

このとき、値引きを交渉するより、作るものを刻むほうが早い。

私たちの実写動画は、スタータープラン50,000円(税別)、スタンダードプラン100,000円、プレミアムプラン250,000円の3段階です。アニメーションは50,000円、150,000円、300,000円。最初から一番上を選ぶ必要はありません。

まずスタータープランで1本作り、社内で見てもらう。使われ方を確かめてから、翌期に本数や体制を広げる。この進め方なら1本目が担当部長の決裁で収まることが多く、話が早く動きます。

刻むときは、1本目で何を確かめるかを決めておきます。社内で使われるかどうかを見るのか、取引先の反応を見るのか。そこが決まっていれば、2本目の稟議でそのまま使えます。

ただし、刻むのが向かない動画もあります。会社紹介動画のように何年も使うものを安く作り、1年で作り直すと、結局は高くつきます。何年使うかを先に決めて、そこから刻む幅を決めてください。

1本目の報告が、2本目の稟議を決める

稟議が通ったあと、やることが1つ残ります。報告です。

公開して終わりにすると、来期に同じ稟議をゼロから書き直すことになります。3か月後に短い報告を1枚出しておけば、次は「前回の続き」として扱われます。

報告に書くのは、最初に決めた確かめ方の結果と、社内で実際にどう使われたかです。「営業の3人が商談で使っている」「採用ページに置いてから、説明会で同じ質問が出なくなった」。数字が大きく動いていなくても、使われた事実が書いてあれば材料になります。

私たちも、納品して終わりにはしません。公開後にどこで使われているかを聞かせていただければ、次の1本の形を一緒に考えます。

相談する

稟議を書く前の段階、「そもそも動画を作るべきか」からご相談いただけます。目的が固まっていなくて構いません。

無料相談では、目的の整理からお付き合いします。社内に出す1枚に何を書くか、どの金額から始めるか、公開日に間に合う日程かどうかも、その場でお伝えします。

打ち合わせはオンラインで全国対応しています。広島市内であれば訪問でも伺います。お問い合わせフォーム、お電話、LINEのいずれからでもご連絡ください。お電話は070-8445-4129、ご相談は無料です。